Настоящата ситуация силно ускори темповете, с които предприятията се модернизират и променят. Дигитализацията на всички процеси и въвеждането на иновативен и мощен WMS (Warehouse Management Software) е ключова и вече не е химера от бъдещето, а необходимост, която води до конкурентоспособност.
Много преди имплементацията, компанията трябва да се подготви за избора, да разбере кои са важните за нея характеристики на WMS софтуера, да подбере най-правилният подизпълнител и да състави ясен план за внедряване.
В помощ на фирмите, които искат да внедрят WMS, ви предоставяме 4 важни съвета при подбор на правилен софтуер и партньор за внедряване. Вижте какви са те!
Съвет 1: Вътрешна подготовка за избор на софтуер за склад и логистика
Една от най-важните първоначални стъпки е сформирането на проектен екип. За подбора на правилното WMS решение, е необходимо да съставите Cross Functional Team. В него трябва да се включат професионалисти с дигитално мислене от отделите по финанси, продажби, производство, IT и разбира се – склада.
Често срещана грешка е, да се пристъпва към автоматизиране чрез WMS на процеси, които са лошо организирани. Затова една от задачите на проектният екип е да направи анализ на процесите във склада, въз основа на който може да се оптимизира работата на екипите в него.
На базата на този анализ се приоритизират ключовите функции на софтуера. Проектният екип трябва да е наясно кои функционалности са задължителни, кои са крайно желателни и кои са от типа „хубаво е да ги има“.
Тъй като изборът на складов софтуер е стъпка, която пряко влияе върху развитието на бизнеса, препоръчително е да се направи една прогноза за развитието на фирмата. Да не се окаже, че след време избраният софтуер не може да посрещне разрастването на дейността на компанията. Изборът за преминаване към операции, изискващи по-малко човешки ресурс за сметка на хардуерни и софтуерни решения - автоматизация и роботизация, влияе пряко върху всички останали процеси във фирмата.
И последната стъпка в работата на този екип е изготвянето на технико-икономическа обосновка. Ако тя е непълноценна, убеждаването на ръководството да даде зелена светлина на проекта може да се превърне в провал. За целта е определящо да се направи качествен и количествен сравнителен анализ, който да не пропуска съществени преки или косвени последствия. Той е изключително зависим от предишните елементи в този етап. Примерно - каква тежест да бъде заложена на човешкия елемент при ситуациите, в които световната пандемия постави бизнеса?
Съвет 2: Изберете важните за вашия бизнес характеристики на WMS софтуера
След като ръководството даде зелена светлина за проекта, екипът трябва да определи какви трябва да бъдат основните характеристики на търсения WMS. На първо място, е необходимо той да бъде достъпен. Експортирането на данни в него трябва да бъде лесно и удобно за потребителите му. Препоръчително е интерфейсът да бъде удобен за работа в реално време. Освен това, програмата трябва да е съвместима с общоприетите стандарти – регулаторни или произтичащи от естеството на бизнеса.
В зависимост от дейността на дадената фирма, се прибавят и различни специфични функционалности на софтуера, свързани с изискванията към определени вид стоки – например функционалности, свързани с работата с акцизни стоки, опасни товари, серийни номера и т.н.
Съвременният WMS трябва да позволява едновременно настаняване и пикиране на палети. Така няма да има празен ход на подемната техника. Да има възможност за системно складиране по места по зададени параметри.
Голям плюс е системата сама да дава предложения за пренареждане на склада с цел оптимизация на пространството и да избира различни модели за пикиране, според състава на поръчката. Други добри практики, които може да поддържа системата са планиране и контрол на човешкия ресурс и складовата техника, прилагане на система за мотивация на персонала, а в 3PL складовете - разпределение на стойност на услуга по клиенти и др.
Препоръчително е търсеният WMS да е от модулен тип и да има възможност за допълнително разширяване. Времето и разходът могат да бъдат значително по-малки при внедряване, ако голяма част от функционалностите са изнесени извън базовите и представляват допълнителни модули. По този начин, самият софтуер работи по-бързо при стандартните процеси. С времето може да се интегрират нови функционалности към софтуера и да се прибавят нови потребители.
Почти задължително е софтуерът да може да се интегрира с други системи – ERP, CRM, TMS, BI и др. Не трябва да се пропуска и възможността за интеграция със системи за автоматизация и роботизация, технологии за пикинг (гласови системи, RFID, pick to light, put to light и т.н.). Те са нужни при преминаване от процеси в склада, предимно зависещи от човешкия фактор, към управление чрез хардуерни и софтуерни решения.
Съвет 3: Не подценявайте важни аспекти при избор на изпълнител
След като сме уточнили какви функционалности е необходимо да има търсеният софтуер, може да пристъпим към избора на изпълнител. На първо място, търсената фирма интегратор, трябва да притежава значителен професионален опит. Наличието на опитни професионалисти в изграждането и управлението на складови процеси е сериозно предимство. Преди да се настрои един WMS трябва да има отговор на въпроси в посока „как трябва да бъде“, а не „как е в момента“.
От много голямо значение е дали, предлаганият от нея продукт, има силно присъствие на пазара. Софтуерни продукти се появяват постоянно, но често се случва те да преустановят своето съществуване, а от там и поддръжката им да отпадне. Продължителността на живот на продукта на пазара е важен показател за поддържаното ниво и актуалност спрямо нуждите на клиентите.
Обвързването с определена фирма и софтуерния продукт, който тя внедрява трае дълго и си има определена цена. Интеграторът не е просто търговец, а ваш партньор. Доверието между партньори е фактор, който е актуален във всеки сегмент на бизнеса. Затова, при първоначалните разговори, се опитайте да надникнете отвъд презентациите и демонстрациите. Имате ли усещането, че получавате отношение като към партньор, а не просто като добра цифра в годишния резултат?
Хубаво е фирмата, разработила продукта, да има научноизследователска и развойна дейност. Важно е какво се инвестира в тази дейност, за да бъде софтуерът актуален на съвременните изисквания.
Нужно е екипът да се информира и какви са допълнителните разходи за активиране на нови функционалности в бъдеще, а не да се задоволява само с оценка на оферираните параметри.
Естествено, както при всяка сделка и тук се обръща особено внимание на наличните ресурси за изпълнение на проекта. Все пак всяка компания слага определени граници на сумите, които може да похарчи за софтуер.
Както всеки продукт, който ще се ползва дългосрочно, софтуерът се нуждае от навременна техническа поддръжка. Затова трябва да се обърне сериозно внимание на предоставяната от интегратора техническа поддръжка. Необходимо е, тя да гарантира минимум отстраняване на грешки в стандартната версия, да бъдат достъпни нови версии, както и консултации относно използването.
Желателно е изпълнителят да е в състояние да предостави решения за хардуерна обезпеченост и то посредством надеждни подизпълнители.
Съвет 4: Изградете детайлен план за внедряване
Първата стъпка при изработване на план за внедряване е да се изберете подходящо време. Желателно е това да е период от годината, през който бизнесът на дадената фирма е със слаба активност. След това трябва да се очертаят реалистични срокове и да се поставят ясни задачи.
Избират се ключови участници. Това са проактивни хора с дигитално мислене, които ще са на постоянно разположение на интеграторите и ще им помагат.
Хубаво е още в началото да се разработи програма за обучение на служителите и тя да започне навреме. Да не стане така, че софтуерът да бъде изцяло интегриран, а те да не знаят какво да правят с него.
Не се препоръчва извършването на модификации преди да е завършен базовият модел. По-добре екстрите, които се появяват в движение, да се отложат за по-нататък, за да не нарушат основните процеси.
Естествено, постоянно трябва да се наблюдава процеса на внедряване и да се вземат навременни мерки за корекции.
При наличие на стар софтуер, може да се предвиди известен период на паралелна работа на двете програми. Това е повече за преодоляване на страховете от новата система, а не за неин коректив.