Situatia actuala accelereaza viteza de modernizare si schimbare a companiilor. Digitalizarea tuturor proceselor si introducerea unui WMS (Warehouse Management Software) inovator si puternic este cruciala. Nu mai este o himera a viitorului, ci o nevoie specifica, care duce la competitivitate.
Dar inainte de implementare, compania trebuie sa se pregateasca pentru procesul de alegere: trebuie sa inteleaga caracteristicile importante ale software-ului WMS, sa identifice cel mai potrivit partener si sa elaboreze un plan clar de implementare.
Pentru implementarea unui WMS intr-un mod fiabil, de succes, oferim 4 sfaturi importante in decizia de achizitei a sowftare-ului si a partenerulului potrivit:
Sfatul 1: Pregatirea interna pentru selectie
Unul dintre cei mai importanti pasi initiali este formarea unei echipe de proiect. Pentru a identifica solutia WMS potrivita, trebuie sa creati o echipa interfunctionala care sa includa profesionisti cu gandire digitala din departamentele finante, vanzari, productie, IT si depozite. O greseala comuna este sa implementati sistemul WMS in baza proceselor deja existente dar prost organizate. Prin urmare, una dintre sarcinile echipei de proiect este sa analizeze toate procesele din depozit.
Pe baza acestei analize, echipa trebuie sa acorde prioritate functiilor cheie ale software-ului, sa fie constienta ce functionalitati sunt obligatorii, care sunt foarte necesare si care sunt doar „bine de avut”.
Intrucat alegerea software-ului pentru depozit este un pas care afecteaza direct dezvoltarea afacerii, este indicat sa se faca o prognoza a dezvoltarii companiei, avand o intrebare in minte: ce se intampla daca software-ul ales nu poate face fata cresterii viitoare? Unele operatiuni necesita mai putine resurse umane, dar mai multe solutii hardware si software - automatizarea si robotica afecteaza direct toate celelalte procese din companie.
Nu in ultimul rand, este importanta pregatirea unui studiu de fezabilitate. Daca acesta este incomplet, convingerea conducerii sa continue proiectul poate fi un esec. In acest scop, este esential sa se faca o analiza comparativa calitativa si cantitativa, fara a rata consecinte directe sau indirecte semnificative. De exemplu, care este importanta elementului uman in situatia actuala de pandemie?
Sfatul 2: alegeti numai functiile software WMS care sunt importante pentru afacerea dvs
Odata ce managementul este convins de implementarea proiectului, echipa trebuie sa aleaga principalele caracteristici WMS. In primul rand, software-ul WMS trebuie sa fie accesibil iar exportul datelor sa fie usor si convenabil pentru utilizatorii sai. Este recomandat sa aveti un HMI cu adevarat usor de utilizat, cu informatii in timp real. In plus, programul trebuie sa fie compatibil cu standardele general acceptate de reglementare sau legate de natura afacerii.
In functie de activitatea companiei, pot fi adaugate diverse functionalitati specifice ale software-ului. Ele pot fi legate de cerintele pentru anumite tipuri de marfuri - de exemplu, functionalitati legate de lucrul cu produse accizabile, marfuri periculoase, numere de serie etc.
Software-ul WMS modern trebuie sa permita plasarea si ridicarea simultana a paletilor. In acest fel, echipamentul de ridicare nu va fi in gol.
Este recomandat sa optati pentru o solutie WMS modulara si sa aveti posibilitatea de extindere suplimentara. Timpul si costul pot fi semnificativ mai mici in timpul implementarii. In acest fel, software-ul ruleaza mai rapid atunci cand opereaza cu procese standard. In timp, noi functii pot fi integrate in software.
Este aproape obligatoriu sa integrati software-ul cu alte sisteme - ERP, CRM, TMS, BI si altele. Posibilitatea de integrare cu sisteme automatizate si robotice, tehnologii de picking (sisteme vocale, RFID, pick to light, pus la lumina etc.) este de asemenea esentiala.
Sfatul 3: Nu subestimati aspectele importante atunci cand alegeti un partener care sa implementeze solutia
Odata ce am stabilit functionalitatile software, putem trece la alegerea unui partener pentru implementare. In primul rand, firma integratoare solicitata trebuie sa aiba o experienta profesionala semnificativa deoarece a avea profesionisti cu experienta in constructia si management-ul proceselor de depozitare reprezinta un avantaj major. Inainte de a configura un WMS, ar trebui sa raspundeti la intrebari precum „cum ar trebui sa fie” si nu „cum este acum”.
Este foarte important daca produsul are o prezenta puternica pe piata. Produse software noi apar tot timpul, dar se intampla adesea sa dispara la fel de usor. Durata de viata a produsului pe piata este un indicator important al nivelului si relevantei produsului pentru nevoile clientilor.
Integratorul nu ar trebui sa fie doar un comerciant, ci partenerul dvs. Increderea intre parteneri este un factor foarte relevant in fiecare afacere. Prin urmare, in conversatiile initiale, incercati sa priviti dincolo de prezentari si demonstratii, sa simtiti ca sunteti tratati ca un partener si nu doar ca un numar bun in rezultatele anuale.
Este recomandat sa alegeti o companie cu o echipa reala de cercetare si dezvoltare, sa stiti ce investitii se fac in aceasta activitate pentru a mentine software-ul la zi, care sa va informeze echipa despre costurile suplimentare pentru activarea de noi functionalitati in viitor.
Desigur, ar trebui sa se acorde o atentie deosebita resurselor disponibile pentru implementarea proiectului. Cu toate acestea, fiecare companie stabileste anumite limite asupra sumei pe care o poate cheltui pe software.
Ca orice produs care va fi folosit pe termen lung, software-ul are nevoie de asistenta tehnica. Prin urmare, ar trebui sa acordati atentie suportului tehnic oferit de integrator. Este necesar sa se asigure un minim de servicii post-vanzare in versiunea standard.
Noul dvs. partener ar trebui sa poata oferi solutii hardware prin subcontractanti de incredere.
Sfatul 4: creati un plan de implementare detaliat
Primul pas atunci cand dezvoltati un plan de implementare este sa alegeti momentul potrivit, cel mai bine fiind o perioada a anului cu activitate economica mai scazuta, sa stabiliti termene limita realiste dar si sa subliniati sarcini clare.
Jucatorii cheie alesi vor fi oameni proactivi, cu gandire digitala, care vor fi in permanenta disponibili pentru compania integratoare si ii vor ajuta.
O alta idee buna este sa dezvoltati de la inceput un program de formare a angajatilor. Nu este recomandat sa faceti modificari inainte ca modelul de baza sa fie finalizat. Este mai bine sa amanati suplimentele si sa va concentrati pe procesele de baza la inceput.
Desigur, ar trebui sa monitorizati in mod constant procesul de implementare.